Электронный документооборот как гарантия непрерывной работы компании
Перебои с оплатой во время пандемии стали большой проблемой для многих транспортных фирм. Любая блокировка платежа или его задержка имеют далеко идущие последствия для всех участников логистической цепочки. В первую очередь страдают грузоперевозчики: транспортные компании нуждаются в средствах на зарплату водителей и содержание автопарка.
Неутешительную тенденцию демонстрирует и опрос, проведенный порталом trans.info среди перевозчиков. 67% опрошенных отмечают увеличение сроков оплаты. 31% респондентов ответили, что не заметили каких-либо изменений. И лишь 1% указали, что сроки оплаты сократились.
В условиях кризиса вопрос распределения финансов и планирования платежей выходит на первый план. Поэтому в таких условиях выбор электронного документооборота является единственно верным решением не только потому, что сводит к минимуму личные контакты во время пандемии. В условиях закрытых границ ЭДО гарантирует непрерывность процессов работы компании.
Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам.
К плюсам ЭДО относятся
- Возможность систематизированного хранения документов в электронном архиве.
- Сокращение расходов на печать и почтовую пересылку, а также сокращение времени на доставку и регистрацию. Например, в случае международной почты, за которую вам тоже приходится платить, срок доставки с 5 – 10 дней сокращается до нескольких минут (!). А это значит, что клиент быстрее получит оплату. При среднем сроке оплаты 45 дней это сокращение срока получения средств почти на 20%.
- Быстрый поиск документов, круглосуточный доступ к ним и возможность отслеживать их движение.
- Конфиденциальность обмена за счет шифрования документов.
- Сокращение расходов на содержание архива и секретариата.
ЭДО решает и проблему каботажных перевозчиков, которые редко заезжают на базу и накапливают много документов, по которым еще не начинается отсчет срока оплаты.
Также ЭДО повысит «сознательность» ваших партнеров, которые теперь не смогут заявить, что вовремя не получили документы.
На грянувший кризис можно смотреть с разных сторон. Несмотря на все отрицательные моменты, связанные с пандемией, он может открыть и новые возможности для пересмотра организации бизнес-процессов в компании (например, переход на ЭДО). В дальнейшем это сыграет вам на руку: в период восстановления принятые вовремя изменения принесут вашей компании быструю отдачу и выведут ее на новый уровень функционирования.
