Что такое топливная карта
Содержание статьи
Топливные карты — не просто инструмент для безналичной оплаты топлива. Это целый комплекс IT-решений, который помогает бизнесу снизить издержки, упростить бухучет, повысить прозрачность процессов и рентабельность перевозок. Рассказываем, как работает топливная карта, каких видов бывает и какие преимущества дает. Также из статьи вы узнаете, как выбрать карту под задачи бизнеса.
Как работает топливная карта
Принцип работы большинства топливных карт схож с обычными банковскими. На пластиковой карте нанесена магнитная полоса или установлен электронный чип, указан индивидуальный номер и срок действия.
Для водителей это инструмент для безналичного расчета на станциях, входящих в сеть обслуживания. Для руководителей и логистов — сервис для анализа и оптимизации затрат на работу автопарка. Для бухгалтеров — помощник в ведении учета ГСМ и других производственных расходов.
Обычно с помощью топливной карты можно оплачивать горючее, но некоторые эмитенты предоставляют возможность также расплатиться за проезд по платной дороге, услуги шиномонтажа, мойки, парковки и товары. При заправке транспортных средств на АЗС, входящей в сеть, водитель предъявляет карту оператору. Топливо отпускается в рамках баланса на счете и лимитов, установленных руководителем. Информация о транзакции — вид и объем топлива, стоимость, время, место заправки — автоматически фиксируется и отображается в личном кабинете.
Перед началом работы заключается договор между владельцем транспортных средств и компанией-эмитентом, выпускающей топливные карты. Новый клиент получает доступ к сети АЗС и личному кабинету, а также саму карту на руки. После этого остается только пополнить баланс и можно начинать заправляться.
Современные эмитенты предлагают набор гибких фильтров для руководителя в личном кабинете. Например, можно установить лимит трат по карте в сутки или другой период. Добавить несколько автозаправочных станций в избранное и рекомендовать водителям заправляться только на них.
Все более популярной становится функция онлайн-заправки, когда водителю не нужно даже выходить из машины, чтобы залить топливо в бак.
Таким образом, топливная карта работает как безопасный и удобный инструмент для учета, анализа и оптимизации расходов бизнеса с автопарком.
Виды топливных карт
Существует два основных вида топливных карт:
- Монобрендовые карты. Привязаны к одной конкретной сети заправочных станций — например, Лукойл или Газпромнефть.
- Мультибрендовые карты. Позволяют заправляться на АЗС разных операторов. Например, в сеть обслуживания E1 CARD входит более 16 000 станций в России, Беларуси, Закавказье, Центральной Азии и Турции. Предпочтительны для компаний с широкой географией поездок.
Какие преимущества дает топливная карта
Переход на топливные карты имеет несколько важных преимуществ как для юридических лиц, так и для индивидуальных предпринимателей.
- Контроль расходов
Каждая транзакция фиксируется, исключая риск нецелевого использования средств. Руководитель точно знает, на что, где и когда были потрачены средства компании. Это особенно важно при большом количестве машин в автопарке. - Снижение затрат
Владельцы АЗС нередко предлагают скидки на топливо и услуги, проводят акции, о чем эмитенты оповещают держателей топливных карт. Кроме того, резиденты РФ могут компенсировать НДС и получить налоговый вычет, уменьшая затраты на перевозку на 20%. В комплексе экономия может достигать 28%. - Упрощение работы бухгалтерии
При оплате топливной картой сотрудникам транспортной компании не нужно собирать бумажные чеки. Держатель карты получает полный комплект подтверждающих документов по каждой операции по карте. Это заметно упрощает ведение бухгалтерской и налоговой отчетности, минимизирует риск ошибок. - Безопасность
Если топливная карта потеряется ее можно заблокировать через личный кабинет, позвонив на горячую линию или персональному менеджеру. Это позволяет компании избежать финансовых потерь, в отличие от схемы с использованием наличных средств. - Дополнительные возможности
Некоторые топливные карты позволяют оплачивать не только топливо, но и автосервис, мойку, парковки, платные дороги и другие расходы по перевозке. Также нередко эмитенты предлагают большой выбор фильтров, мобильное приложение для клиентов, сервис аналитики и другие дополнительные инструменты для эффективного управления автопарком.
Как выбрать топливную карту
Подход к выбору зависит от потребностей компании. Есть несколько ключевых аспектов, которые помогут подобрать оптимальный вариант:
География маршрутов
Выбирайте мультибрендовые топливные карты, если ваши машины курсируют по разным трассам, регионам и странам.
Сеть автозаправочных станций
Проверьте, входит ли в сеть обслуживания достаточное количество АЗС на основных маршрутах поездок.
Прозрачность условий
Убедитесь, что условия договора вам понятны, нет скрытых комиссий и дополнительных платежей.
Функциональность
Узнайте, можно ли использовать топливную карту не только для оплаты топлива, но и для других целей. Например, услуги шиномонтажа, парковку или проезд по платной дороге? Доступна ли функция онлайн-заправки?
Учет и бухгалтерская отчетность
Уточните у эмитента, предусмотрено ли автоматическое формирование отчетных документов, возможность подгрузки их в бухгалтерскую программу и другие функции, упрощающие работу бухгалтеров.
Обслуживание и поддержка
Наличие персонального менеджера и горячей линии поможет быстро решать любые вопросы, включая блокировку утерянной карты, запрос отчетов, помощь в настройке фильтров и т.д.
Как пользоваться топливной картой
Для современных руководителей транспортных компаний использование топливных карт не составит сложности. Алгоритм можно описать в нескольких пунктах:
- Оформите договор с компанией-эмитентом.
- Получите карту у представителя компании-эмитента. Если вы оформили несколько карт, распределите их между сотрудниками.
- Большинство топливных карт работают по предоплате. Пополните счет в личном кабинете, чтобы начать заправки.
- По приезду на АЗС, входящую в сеть обслуживания, предъявите вашу топливную карту оператору или воспользуйтесь терминалом.
- Отслеживайте и анализируйте расходы. Выбирайте станции с наиболее выгодными ценами. Стройте маршруты с учетом расположения предпочитаемых брендов и сервисов.
20 000 компаний доверяют мультибрендовой топливной карте E1 CARD. В ее сеть входят более 16 000 АЗС, расположенных в девяти странах мира. С ее помощью можно оплатить топливо и мочевину, проезд по платным дорогам и «Платон», навигационные пломбы и дорожные сервисы. Для клиентов доступна круглосуточная горячая линия и персональный менеджер.
