ЭПД с 1 сентября 2026 года: пошаговая инструкция для перевозчиков

Цифровизация грузоперевозок набирает обороты. С 1 сентября 2026 года перевозки в обязательном порядке должны будут сопровождаться электронными документами. По данным Минтранса России, к государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) уже подключились более 20 тысяч компаний, а ежемесячный объем оформляемых документов достигает 2 млн. Разбираем, какие изменения ждут участников рынка и как подготовиться к новым требованиям.

Что такое ЭПД и для кого вводятся

Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это стандартные документы на груз, только в цифровом виде. Их не нужно распечатывать на принтере и передавать из рук в руки: оформление, подписание и обмен проходят онлайн.

Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Они помогают участникам перевозки быстрее обмениваться информацией, контролировать статус груза и не тратить время на работу с бумажными архивами.

Изменения коснутся всех основных участников перевозочного процесса: компаний, которые отправляют и получают грузы, перевозчиков, экспедиторов и логистических операторов.

Как развивался переход на ЭПД

С 2022 года участники рынка могли использовать новый формат по желанию. Перевозчики добровольно подключались к системе, тестировали работу с электронными документами и адаптировали внутренние процессы. Теперь рынок переходит к следующему этапу – использованию ЭПД в обязательном порядке.

Какие документы нужно будет оформлять в ГИС ЭПД

ГИС ЭПД станет единым инструментом для работы с перевозочной документацией. С его помощью компании смогут создавать и передавать электронные транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, поручения экспедиторам, складские и экспедиторские расписки, а также путевые листы.

Новый порядок оформления перевозки

После перехода на ЭПД каждый участник будет отвечать за свою часть документа и подтверждать данные электронной подписью.

Процесс будет выглядеть так:

1. Отправитель создает электронную транспортную накладную, проверяет внесенные сведения и подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП). Формируется «Титул 1», который направляется в систему.
   
   
2. Перевозчик получает документ, проверяет данные, заполняет необходимые поля и подписывает «Титул 2». После передачи данных в ГИС ЭПД формируется QR-код, по которому можно получить доступ к электронной накладной. Его водитель предъявляет при необходимости во время проверки.
   
   
3. После передачи груза получатель подтверждает факт приемки, вносит дополнительные сведения при необходимости и подписывает «Титул 3».
   
   
4. Перевозчик подтверждает завершение перевозки, указывает возможные замечания и подписывает документ «Титул 4». Информация о выполненной операции сохраняется в системе.

Все изменения по документу фиксируются автоматически. Так участники перевозки получают возможность контролировать процесс и видеть актуальное состояние документов.

Что изменится для бизнеса

Переход на ЭПД поможет сделать работу с перевозочной документацией более удобной. Компаниям не придется тратить время на печать, передачу и хранение большого количества бумажных документов.

Однако просто подключиться к системе недостаточно. Перед переходом компании нужно проверить текущие процессы, выбрать подходящий способ работы и подготовить сотрудников.

Как перевозчику подготовиться к переходу на ЭПД

Чтобы перейти на новый формат без сбоев, стоит заранее пройти несколько шагов.

Шаг 1. Проверьте готовность компании

Оцените текущие процессы: какие документы используете, какие системы работают в компании, есть ли стабильный интернет на базе, складах и терминалах, смогут ли водители работать с документами через смартфон или планшет и т.д. Это поможет заранее понять, что нужно изменить.

Шаг 2. Доработайте внутренние документы

Определите ответственных за работу с документами, подготовьте правила обмена и предупредите партнеров о переходе на ЭПД. При необходимости обновите договоры и инструкции для сотрудников.

Шаг 3. Выберите оператора и подключите сервис

Работа с ГИС ЭПД идет через операторов, поэтому перевозчикам нужно выбрать подходящий сервис. Проверьте, есть ли компания в реестре Минтранса и поддерживает ли нужные способы подключения. Настройте работу с системой.

Шаг 4. Подготовьте электронные подписи и МЧД

Для работы с документами понадобятся электронные подписи. Если подписывать документы будут сотрудники, оформите машиночитаемые доверенности заранее.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Покажите водителям, логистам и другим специалистам, как работать с системой. Сотрудники должны понимать, как создавать, проверять, подписывать и передавать документы, чтобы избежать ошибок при оформлении перевозок.

Шаг 6. Проведите тестовые перевозки

Перед полным переходом выполните несколько пробных рейсов с партнерами, уже подключенными к ГИС ЭПД. Это поможет проверить настройки, обмен документами и выявить возможные ошибки.

Шаг 7. Переведите остальные перевозки

После успешного тестирования подключайте остальных контрагентов и постепенно переводите перевозки на новый формат. Такой подход поможет избежать сбоев и упростить адаптацию.

Контроль перехода на электронные перевозочные документы

Для участников рынка предусмотрен период адаптации к новым требованиям до 1 марта 2027 года. На этом этапе за отсутствие ЭПД инспекторы не будут назначать штрафы и ограничатся предупреждением.

После завершения переходного периода за несоблюдение установленных требований будет применяться административная ответственность.