6 ошибок руководителя автопарка при контроле топливных расходов

Топливные расходы могут составлять от 30 до 50% затрат на содержание автопарка. Поэтому важно не только установить лимиты заправки, но и правильно выстроить контроль. В статье разберем типичные ошибки в подходах к контролю топливных расходов и покажем, как найти точки экономии с помощью сервиса аналитики от E1 CARD.

Что мешает эффективно контролировать топливные расходы

Некоторые управленческие подходы мешают вовремя замечать отклонения.

Ошибка №1. Контролировать только общую сумму расходов

Общая сумма расходов показывает, что затраты выросли, но не объясняет почему. Чтобы найти причину перерасхода, важно детализировать данные: учитывать пробег, итоговую стоимость топлива, места заправок и нецелевые траты.

Ошибка №2. Анализировать отчеты вручную

Если данные приходится собирать из разных отчетов и таблиц, анализ занимает много времени. При этом важные закономерности и отклонения легко пропустить, а решения приходится принимать на основе неполной картины.

Ошибка №3. Не сравнивать автомобили между собой

Даже автомобили одной модели при схожих условиях эксплуатации могут расходовать разное количество топлива. По мнению экспертов, разница может достигать 20%. Сравнение показателей помогает выявить машины с повышенным расходом и понять, какие из них требуют дополнительной проверки.

Ошибка №4. Не учитывать стоимость топлива на разных АЗС

Контроль только объема заправок не показывает, насколько выгодно компания покупает топливо. Даже небольшая разница в цене за литр при больших объемах постепенно превращается в существенные дополнительные расходы. При разнице в цене всего 1 рубль за литр переплата автопарка из 10 машин может составлять более 100 тыс. рублей в год.

Ошибка №5. Не анализировать маршруты

Самый короткий маршрут не всегда оказывается самым выгодным. На расходы влияют не только цены на топливо и доступность АЗС по пути, но и качество дорожного покрытия, наличие пробок, платные участки и другие особенности маршрута. Без их учета возможности для экономии остаются незамеченными.

Ошибка №6. Искать проблемы только после перерасхода

Если обращать внимание на отклонения только после окончания отчетного периода или выхода за рамки бюджета, то компания уже несет лишние расходы. Регулярный анализ в онлайн-режиме помогает принять меры до того, как перерасход съест сотни тысяч рублей.

Как аналитика от E1 CARD помогает контролировать топливные расходы

Все указанные выше ошибки объединяет одна причина: руководитель не получает полной картины по расходам. Однако клиентам E1 CARD доступно аналитическое решение, которое собирает данные в единую систему.

Аналитический сервис помогает систематизировать информацию и находить точки для оптимизации без ручной работы. Инструмент дает возможность:

• анализировать и сравнивать затраты по автомобилям, картам и видам расходов;
• отслеживать изменение цен на топливо и выявлять точки переплаты;
• находить наиболее эффективные маршруты;
• прогнозировать расходы и планировать бюджет.

Ниже разберем на примерах, как это помогает принимать конкретные управленческие решения.

Снижение средней цены заправки

График динамики средней цены заправок за последние 30 дней. С его помощью легко выявить дни, в которые средняя цена заметно отклонялась от обычного уровня. Клик по точке на графике включает фильтр данных за выбранный день. В таблице отображаются транзакции, средняя цена и список карт с заправками.

С помощью этой информации руководитель может легко определить, какие АЗС повлияли на изменение средней цены, и сделать выводы. Например, скорректировать маршруты, обратить внимание водителей на альтернативные АЗС или настроить ограничения в личном кабинете.

Анализ динамики цены за 30 дней

Контролировать топливные расходы также можно с помощью показателя средней цены топлива и анализа ее изменения. Для этого нужно отфильтровать заправки за 30 дней по выбранному поставщику или АЗС. 

На основе данных можно:

1. Настроить ограничения на использование отдельных АЗС или поставщиков.
2. Подобрать альтернативные АЗС с менее волатильной средней ценой.

Пример: Руководитель установил допустимую цену заправки для своего автопарка 75,5 рублей. Анализ показывает, что цена на АЗС определенного поставщика растет и составляет 77,38 руб – выше допустимой на 1,88 руб./л. 

Чтобы снизить среднюю цену до допустимой, руководитель может установить в личном кабинете ограничения на заправку на определенных АЗС или в целом у поставщика.

При общем объеме заправок 39 024 литров потенциальная экономия в месяц составит:
1,88 × 39 024 = 73 365,12 руб.

Рейтинг карт в онлайн-режиме

Интерактивная карта в разделе «Анализ топливных карт» позволяет сравнивать карты и автомобили со схожей логистикой и находить возможности для оптимизации расходов.

Пример: При сравнении двух карт видим, что при схожих маршрутах двух машин средняя цена по одной карте на 1,44 руб./л ниже, чем по другой. Можем рекомендовать первому водителю применять эффективные практики заправок.

Потенциальный эффект в таком случае составит: 1,44 руб./л × ~4000 л в месяц = ~5 760 руб.

Применив подобную схему ко всем картам в компании, можно получить ощутимую экономию бюджета.

Рейтинг также дает возможность анализировать группу карт и находить водителей, чьи результаты за последние 30 дней лучше среднего показателя по компании, изучать их маршруты, рекомендовать успешные практики другим водителям и использовать результаты при построении системы мотивации.

Рейтинг АЗС и поставщиков

С помощью рейтинга АЗС и поставщиков руководитель может в один клик оценить уровень цен и определить направления для оптимизации расходов. Для этого нужно отсортировать АЗС и поставщиков по цене топлива, сравнить результаты и выявить варианты, которые заметно отличаются от допустимого уровня.

Далее достаточно с помощью локатора АЗС подобрать альтернативные варианты и установить фильтры в личном кабинете.

Контроль соблюдения правил заправок

Используя Рейтинг АЗС и поставщиков, руководитель может контролировать соблюдение водителями внутренних правил выбора АЗС. 

Пример: В компании действует устное правило: водители в Казахстане должны заправляться только на АЗС брендов Helios и Sinooil. Чтобы проверить соблюдение этого правила, руководителю нужно выбрать страну «Казахстан» и другой бренд, который не входит в перечень разрешенных. Выгрузка покажет список заправок на АЗС этого бренда и водителей, нарушающих правило.

На основании этой информации руководитель может провести работу с водителями, а при необходимости – установить для них ограничения в личном кабинете на заправку на АЗС данного бренда.

Если вы уже являетесь клиентом E1 CARD, можете подключить сервис аналитики в личном кабинете. После активации каждому клиенту доступен 30-дневный тестовый период, за который не списывается абонентская плата – это хорошая возможность оценить функционал сервиса. Ваш персональный менеджер с удовольствием ответит на вопросы по работе с инструментом.