19 июня 2024, Среда

Поделиться статьей

29 ноября 2022 г.

Преимущества электронного документооборота в России

электронный документооборот

Внедрение электронных документов в стране началось с 2011 года. Именно тогда Министерство финансов разрешило использовать счета в электронном виде и с цифровой подписью. Это стало первым шагом к цифровизации документов, в том числе и в транспортно-логистической сфере.

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, интернет и другими способами. ЭДО способен организовать работу без использования бумажных носителей и решает много бизнес-задач:

  • ускоряет проведение сделок;
  • выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов;
  • упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие государственные структуры.

Нормативно-правовые акты

Единого закона, который бы регулировал электронный документооборот, законодательством России не предусмотрено. Тем не менее, принят ряд нормативно-правовых документов, разъясняющих порядок применения цифрового делопроизводства:

Этапы введения ЭДО в транспортной отрасли

В 2020 году Минтранс России провел эксперимент для тестирования механизмов оформления транспортных накладных в электронном виде.

Слайд из презентации АСМАП «Электронные перевозочные документы. Настоящее и будущее», ноябрь 2022г.

Постановление Правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года вводит такие понятия, как «электронные перевозочные документы», «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд» и «электронная сопроводительная ведомость».

В 2021 году для автомобильного транспорта вступили в силу обновленные правила перевозок грузов. С этого момента электронные перевозочные документы приравниваются к бумажным. А с января 2022 года это закрепили уже законодательно. Теперь обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) и содержащимися в них сведениями между участниками информационного взаимодействия (грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями, фрахтователями и фрахтовщиками) производится через информационные системы операторов. Сегодня в России 7 операторов электронного документооборота прошли тестирование, внесены в реестр Минтранса и предоставляют соответствующие услуги:

По информации Министерства транспорта России, за счет внедрения цифровых технологий и перехода на бездокументарный оборот, к 2030 году Россия может в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов. Только в 2020 году было оформлено более 3 миллиардов бумаг, а к 2030 году это число может вырасти до 7 миллиардов.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов

1 сентября 2022 года в стране запустили Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она обеспечивает получение ГИС ЭПД и сведений, содержащихся в них, из информационных систем операторов и представление их органам государственной власти России.

В ГИС ЭПД сейчас оформляют транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказ-наряд. С марта 2023 года этот список пополнится электронным заказом, путевым листом и договором фрахтования.

Сервисы операторов ЭДО интегрированы с ГИС ЭПД. Участники грузоперевозок подключаются к сервисам ЭДО, то есть выбирают оператора ЭДО и заключают с ним договор. С помощью сервисов ЭДО создаются, заверяются электронной подписью и передаются транспортные документы. При этом одновременно по установленному регламенту оператор ЭДО автоматически передает сведения в ГИС ЭПД.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная – один из главных документов в рейсе – помогает:

1) снизить дебиторскую задолженность за счет сокращения периода платежа за перевозку и затраты на распечатку и пересылку документов. Например, водители могут делать сразу несколько рейсов подряд и долго не возвращать бумаги, необходимые для оплаты, в офис транспортной компании. С ЭТрН счет на оплату выставляется буквально через пару минут после завершения перевозки и без ожидания водителей.

2) избежать потери документов или отсутствия каких-либо печатей или подписей на них после выгрузки. В таких случаях восстановление бумажной накладной займет много времени, а получение оплаты отложится на неопределенное время.

3) быстро исправлять ошибки. Накладная распечатывается минимум в трех экземплярах – для грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. В ЭТрН исправить ошибку можно в режиме онлайн. Новый вариант накладной сразу становится доступен каждому участнику перевозки.

4) фиксировать все этапы – от отправки груза отправителем до принятия груза получателем. С точностью до секунды в электронном документе указываются метки времени всех этапов работы с ним, а заверяется документ электронной подписью в хронологическом порядке.

Преимущества внедрения ЭДО для грузоперевозчика

Введение электронного документооборота существенно облегчит работу как грузоперевозчиков и логистов, так и компаний, которые отправляют и получают грузы.

ЭДО обходится дешевле: стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.

Также к преимуществам использования ЭДО в транспортной отрасли можно отнести:

  • ускорение документооборота (оплата происходит примерно на 20 дней быстрее);
  • отслеживание ЭТрН в режиме онлайн (возможность посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки);
  • хранение документов в электронном архиве (можно найти нужный файл в несколько кликов. Все электронные документы храниться у оператора не менее пяти лет со дня размещения);
  • снижение стоимости операций (экономия на обработке и доставке бумаг);
  • упрощение проверок со стороны контролирующий органов (достаточно один раз оформить перевозочные документы и направить в ГИС ЭПД, чтобы они были доступны для проверок, например, налоговой службой).

По материалам интернет-источников

Поделиться

Другие статьи

Популярные статьи