Преимущества электронного документооборота в России
Содержание статьи
Внедрение электронных документов в стране началось с 2011 года. Именно тогда Министерство финансов разрешило использовать счета в электронном виде и с цифровой подписью. Это стало первым шагом к цифровизации документов, в том числе и в транспортно-логистической сфере.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, интернет и другими способами. ЭДО способен организовать работу без использования бумажных носителей и решает много бизнес-задач:
- ускоряет проведение сделок;
- выстраивает быстрое получение, отправку, хранение, поиск документов;
- упрощает порядок предоставления отчетности в контролирующие государственные структуры.
Нормативно-правовые акты
Единого закона, который бы регулировал электронный документооборот, законодательством России не предусмотрено. Тем не менее, принят ряд нормативно-правовых документов, разъясняющих порядок применения цифрового делопроизводства:
- Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ (изменения в Устав автомобильного транспорта в части ЭТрН, ЭЗН и ЭСП);
- Федеральный закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ (изменения в Устав автомобильного транспорта в части ЭПЛ, ЭЗЗ и ЭДФ);
- Постановление Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116 (изменения в Правила перевозок грузов)
- Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281 (Правила предоставления информации в ГИС ЭПД);
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (Правила обмена ЭПД);
- Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065 (Формат ЭПД);
- Приказ Минтранса России от 25.05.2022 № 200 (Порядок включения юридических лиц в реестр операторов);
- Приказ Минтранса России от 10.02.2022 № 40 (Порядок формирования и ведения реестра операторов).
Этапы введения ЭДО в транспортной отрасли
В 2020 году Минтранс России провел эксперимент для тестирования механизмов оформления транспортных накладных в электронном виде.
Слайд из презентации АСМАП «Электронные перевозочные документы. Настоящее и будущее», ноябрь 2022г.
Постановление Правительства РФ № 2200 от 21 декабря 2020 года вводит такие понятия, как «электронные перевозочные документы», «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд» и «электронная сопроводительная ведомость».
В 2021 году для автомобильного транспорта вступили в силу обновленные правила перевозок грузов. С этого момента электронные перевозочные документы приравниваются к бумажным. А с января 2022 года это закрепили уже законодательно. Теперь обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) и содержащимися в них сведениями между участниками информационного взаимодействия (грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями, фрахтователями и фрахтовщиками) производится через информационные системы операторов. Сегодня в России 7 операторов электронного документооборота прошли тестирование, внесены в реестр Минтранса и предоставляют соответствующие услуги:
- АО «Калуга Астрал»
- ООО «Э-КОМ»
- АО «ПФ «СКБ Контур»
- ООО «Эдисофт»
- ООО «Такском»
- ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
- ООО «Компания «Тензор».
По информации Министерства транспорта России, за счет внедрения цифровых технологий и перехода на бездокументарный оборот, к 2030 году Россия может в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов. Только в 2020 году было оформлено более 3 миллиардов бумаг, а к 2030 году это число может вырасти до 7 миллиардов.
Государственная информационная система электронных перевозочных документов
1 сентября 2022 года в стране запустили Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она обеспечивает получение ГИС ЭПД и сведений, содержащихся в них, из информационных систем операторов и представление их органам государственной власти России.
В ГИС ЭПД сейчас оформляют транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказ-наряд. С марта 2023 года этот список пополнится электронным заказом, путевым листом и договором фрахтования.
Сервисы операторов ЭДО интегрированы с ГИС ЭПД. Участники грузоперевозок подключаются к сервисам ЭДО, то есть выбирают оператора ЭДО и заключают с ним договор. С помощью сервисов ЭДО создаются, заверяются электронной подписью и передаются транспортные документы. При этом одновременно по установленному регламенту оператор ЭДО автоматически передает сведения в ГИС ЭПД.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная – один из главных документов в рейсе – помогает:
1) снизить дебиторскую задолженность за счет сокращения периода платежа за перевозку и затраты на распечатку и пересылку документов. Например, водители могут делать сразу несколько рейсов подряд и долго не возвращать бумаги, необходимые для оплаты, в офис транспортной компании. С ЭТрН счет на оплату выставляется буквально через пару минут после завершения перевозки и без ожидания водителей.
2) избежать потери документов или отсутствия каких-либо печатей или подписей на них после выгрузки. В таких случаях восстановление бумажной накладной займет много времени, а получение оплаты отложится на неопределенное время.
3) быстро исправлять ошибки. Накладная распечатывается минимум в трех экземплярах – для грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. В ЭТрН исправить ошибку можно в режиме онлайн. Новый вариант накладной сразу становится доступен каждому участнику перевозки.
4) фиксировать все этапы – от отправки груза отправителем до принятия груза получателем. С точностью до секунды в электронном документе указываются метки времени всех этапов работы с ним, а заверяется документ электронной подписью в хронологическом порядке.
Преимущества внедрения ЭДО для грузоперевозчика
Введение электронного документооборота существенно облегчит работу как грузоперевозчиков и логистов, так и компаний, которые отправляют и получают грузы.
ЭДО обходится дешевле: стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.
Также к преимуществам использования ЭДО в транспортной отрасли можно отнести:
- ускорение документооборота (оплата происходит примерно на 20 дней быстрее);
- отслеживание ЭТрН в режиме онлайн (возможность посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки);
- хранение документов в электронном архиве (можно найти нужный файл в несколько кликов. Все электронные документы храниться у оператора не менее пяти лет со дня размещения);
- снижение стоимости операций (экономия на обработке и доставке бумаг);
- упрощение проверок со стороны контролирующий органов (достаточно один раз оформить перевозочные документы и направить в ГИС ЭПД, чтобы они были доступны для проверок, например, налоговой службой).
По материалам интернет-источников