Как заявить к вычету НДС расходы по топливной карте

Топливные карты – удобный инструмент для бизнеса с автопарком. Водители корпоративных автомобилей используют их для оплаты топлива на АЗС, AdBlue, платных дорог, моек, шиномонтажа и других услуг и сервисов.

Перевозчики могут сократить свои расходы на товары и услуги, приобретенные по топливной карте. Для это им нужно заявить к вычету налог на добавленную стоимость (НДС), уплаченный при оплате топливной картой. Составили инструкцию, как перевозчику правильно вести учет ГСМ и других затрат по топливным картам, чтобы уменьшить траты за счет вычета по НДС.

Что такое вычет по НДС и возврат НДС?

Налог на добавленную стоимость – важный элемент российской налоговой системы. Он включен в цену большинства товаров и услуг. В случае с топливом, мочевиной, дорожными сервисами ставка налога составляет 20%. Налогоплательщики на общей системе налогообложения (ОСНО) могут заявить уплаченный НДС к вычету – уменьшить сумму налога к оплате.

Пример:

Перевозчик выставил грузовладельцу счет за перевозку на сумму 55 тыс. рублей. Из них 9166,67 рублей – налог на добавленную стоимость (при ставке НДС 20%), которую перевозчику следует оплатить в бюджет. В то же время для перевозки грузовик был заправлен топливом, допустим, на сумму 16 тыс. рублей. НДС, уплаченный перевозчиком при покупке бензина, составил 2666,67 рублей. Эту сумму он может заявить к вычету.

Так перевозчик уменьшит сумму НДС, которую он должен уплатить в бюджет:
9166,67-2666,67=6500 рублей.

В редких случаях, когда сумма к вычету превышает сумму начисленного налога, у плательщика появляется право на возврат средств из бюджета – возмещение. Это может случиться, например, если перевозчик приобрел новые автомобили в свой автопарк или оплатил дорогостоящий ремонт.

Кто и при каких условиях может вернуть НДС

Согласно ст. 171 Налогового кодекса РФ (НК), если перевозчик является плательщиком НДС, то он может воспользоваться правом принять НДС к вычету. Для этого должны быть соблюдены несколько условий:

• Компания является резидентом РФ и зарегистрирована как юрлицо (ООО, АО, ОАО) или ИП.
  
  
• Перевозчик применяет общую систему налогообложения.
  
  
• Приобретенное топливо и товары/услуги используются непосредственно для профессиональной деятельности компании, а не для личного автомобиля, к примеру.
  
  
• Покупка совершена на территории России.
  
  
• Поставщик является плательщиком НДС, он выделил в цене налог на добавленную стоимость и отразил это в счете-фактуре.

Важно! Компании на упрощенной системе налогообложения и самозанятые не могут рассчитывать на зачет налога на добавленную стоимость, уплаченного вместе со стоимостью топлива.

Как заявить НДС к вычету юрлицам и ИП

Шаг 1. Подготовительный этап

• Если компания недавно зарегистрирована или произошла смена системы налогообложения, убедитесь, что юрлицо является плательщиком НДС.
  
  
• Проверьте, что топливные карты используются исключительно для профессиональной деятельности.
  
  
• Чтобы заявить к вычету расходы по топливной карте, сообщите водителям, что приобретать топливо следует только на АЗС, где принимают вашу топливную карту.
  
  
• Важно учесть, что заявить к вычету можно только расходы, понесенные на территории России.

Шаг 2. Учет расходов

Если топливная карта была приобретена на средства компании, ее нужно поставить на баланс. Карты, полученные безвозмездно, принимаются на дебет забалансового счета. Каждую транзакцию необходимо внести в книгу покупок соответствующей проводкой.

Шаг 3. Сбор документов

Компаниям, использующим топливные карты, нет необходимости собирать с водителей отчеты и подтверждающие документы, хранить чеки. Поставщик карт сам предоставляет организации накладную, счет-фактуру, отчет по топливным картам и отпущенных товарах/услугах, акт сверки. Происходит это, как правило, раз в месяц или квартал. Клиенты E1 CARD получают сводный отчет и счета-фактуры по каждой покупке по окончании отчетного периода.

Важно! В счете-фактуре из суммы покупки должен быть выделен НДС по ставке 20%.

Шаг 4. Расчет НДС к вычету и заполнение декларации

• Сложите весь НДС по операциям за отчетный период, включая операции по оплате топлива или дорожных сервисов.
  
  
• Скачайте бланк налоговой декларации на сайте ФНС.
  
  
• В строку 190 раздела 3 налоговой декларации по НДС внесите общую сумму вычета за квартал, сложив цифры в строках 120-185.
  
  
• Из значения в строке 118 вычтите значение в строке 190. Если результат больше 0, отразите НДС к уплате в строке 200. Если получилось отрицательное число – НДС к возмещению в строке 210.
  
  
• Заполнению подлежат также другие разделы в зависимости от вида деятельности компании и других нюансов. Подробно порядок заполнения каждого раздела описан в инструкции Федеральной налоговой службы.

Структура налоговой декларации по НДС

Шаг 5. Подача декларации

Подайте декларацию в ФНС в электронном виде через сервис оператора электронного документооборота (ЭДО). Сделать это нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Шаг 6. Камеральная проверка

Дождитесь окончания камеральной проверки, которая длится 2 месяца (п. 2 ст. 88 НК).

В некоторых случаях ФНС может продлить этот срок до трех месяцев, а также запросить дополнительные документы (п. 8 ст. 88 НК).

Нередко в случае подачи декларации к возмещению могут проводиться дополнительные контрольные мероприятия, например, вызов сотрудников в налоговый орган, проверка офиса, территории предприятия.

По окончании проверки можно уменьшить НДС к оплате или возместить из бюджета.

Если же сотрудники ФНС выявят нарушения, компании нужно будет предоставить дополнительные документы для уточнения спорных моментов.

Важные нюансы о возврате НДС по топливным картам

Зачет НДС за ГСМ и услуги, приобретенные по топливным картам – существенная экономия для компании-перевозчика. Чтобы налоговый орган принял к вычету НДС с этих покупок, важно, чтобы они совершались для профессиональной деятельностью компании, а не для личного автомобиля, к примеру.

Заправка во время поездки в личных целях может быть признана «нецелевой» тратой. НДС к вычету по такой операции ФНС не примет.

Для наглядности сравнили учет трат автопарка при оплате наличными и по топливной карте E1 CARD:

Подведем итог

• Принять к вычету НДС могут компании-плательщики налога независимо от организационно-правовой формы, применяющие общую систему налогообложения.
  
  
• НДС к вычету складывается из сумм налога, включенных в стоимость топлива и сервисов, оплаченных топливной картой во время перевозок.
  
  
• Основной документ, подтверждающий оплату налога – счет-фактура от поставщика с выделенным НДС.
  
  
• Топливные карты – удобный инструмент для перевозчиков, независимо от размера автопарка.
  
  
• Вести бухгалтерский учет с топливной картой E1 CARD просто и легко: поставщик карты предоставляет подтверждающие документы по окончании каждого отчетного периода.
  
  
• Для уменьшения налога к оплате или возмещения НДС необходимо отправить в ФНС заполненную налоговую декларацию и дождаться проведения проверки.

Заправляйтесь в России по топливной карте E1 CARD и экономьте за счет вычета НДС.