Учет ГСМ по топливным картам

Учет по топливным картам важен для бухгалтерии и контроля за объемами приобретаемого сотрудниками компании топлива. За этот процесс отвечает бухгалтер компании.

Топливные карты представляют собой средство безналичной оплаты ГСМ и сопутствующих услуг для юридических лиц и ИП. Такая система подходит для различных типов организаций с автопарком, транспортных компаний и пр.

Порядок взаимодействия с сервисом

Списание денежных средств во время оплаты по топливным картам происходит по определенной схеме, которая прописана в договоре, заключенным между поставщиком АЗС и клиентом.

Личный кабинет позволяет не только отслеживать операции, но и контролировать их. В нем можно получить следующую информацию:

• перечисление авансовых средств поставщикам ГСМ;
• списание средств сразу после оплаты;
• отчетность об объеме и стоимости топлива;
• остаток денежных средств.

Для водителей такой способ покупки ГСМ также удобен, поскольку не нужно составлять отчет о расходах для бухгалтерии.

Как производить учет топливных карт

Если выдача топливных карт бесплатная, то на балансе организации это не отражается. В этом случае рекомендуется открыть забалансовый счет с присвоением свободного номера.

Если поставщик взимает плату за изготовление карт, то ее необходимо отразить в составе ТМЦ, после чего она будет учитываться в текущих расходах компании.

Схема учета: последовательность действий

Прежде всего необходимо заказать топливные карты. Для этой цели организация выбирает уполномоченное лицо, которое подает запрос. На его основании поставщик составляет договор с учетом числа транспортных средств и выдает карты для заправки. Дополнительно необходимо оформить выдачу топливных карт сотрудникам. Для этого используется определенная форма документа, так называемый акт приема-передачи.

Рассмотрим процесс учета топливных карт более детально.

• Во время передачи топливных карт оформляется накладная, которая соответствует форме ТОРГ-12. Впоследствии она помогает правильно оприходовать карты. Если требуется оплата за изготовление топливных карт, используется документ «Списание с расчетного счета».
• Затем необходимо отразить поступление карт на счет. Для этого следует перейти в раздел «Покупки» и создать новый документ «Поступление (акты, накладные)». Это позволит программному функционалу самостоятельно формировать проводки.
• Далее топливные карты можно передать сотрудникам компании. Для этого используется документ «Передача материалов в эксплуатацию», расположенный внутри раздела «Склад».
• После формирования оборотно-сальдовой ведомости по счету МЦ.04 внутри программы будет отображено, за кем произошло закрепление топливных карт по списку.

Учет ГСМ по новому методу

Сегодня существует два метода учета ГСМ по топливным картам. Опишем более новый, с функционалом «Учет по путевым листам».

Последовательность действий:

• Для ведения учета по путевым листам устанавливается галочка в настройках программы в разделе «Администрирование».
• После этого следует внести информацию с данными водительских удостоверений сотрудников и транспортных средствах.
• Пополнение топливных карт производится с помощью документа «Списание с расчетного счета». После этого сотрудник может в течение месяца заправлять транспортное средство.
• Поступления и расходы ГСМ отражены в документе «Путевой лист», который расположен внутри раздела с совершенными покупками. Для проведения документа потребуется заполнение вкладки «Маршрут». Также в отдельной вкладке «Топливо» будут присутствовать сведения о количестве топлива, приобретенного ранее.
• Таким образом, учет ГСМ по топливным картам с помощью программы позволяет сформировать 2 отдельных проводки: по поступлениям и по списаниям. Для этого применяется счет 10.03.2 по умолчанию. В дополнение в проводках появляется новый счет 76.15, который помогает исключить удваивание счета 60.

Дополнительно стоит отметить, что обе проводки формируются в количественном выражении. Их суммарный учет по ГСМ будет сформирован в конце месяца при его закрытии.